Spécification : Outil de réservation de salles de réunion
1. Objectif
Permettre aux collaborateurs d'une PME de consulter, réserver et gérer des salles de réunion simplement, en évitant les doubles réservations et en donnant de la visibilité sur l'occupation des salles.
Indicateurs de succès
- Zéro conflit de réservation sur une même salle et un même créneau
- Réservation réalisée en moins de 30 secondes
- Taux d'occupation des salles consultable par l'administrateur
2. Utilisateurs
| Profil | Description | Besoins principaux |
|---|---|---|
| Collaborateur | Employé de la PME (utilisateur principal) | Trouver une salle libre, réserver, modifier ou annuler |
| Administrateur | Office manager ou responsable IT | Gérer les salles, les droits et les règles, suivre l'usage |
| Invité (optionnel) | Participant externe | Recevoir une invitation avec les informations pratiques |
3. User stories
Collaborateur
- US1. En tant que collaborateur, je veux voir la disponibilité des salles par jour et par semaine, afin de choisir un créneau libre.
- US2. En tant que collaborateur, je veux filtrer les salles par capacité, équipement (écran, visio, tableau) et étage, afin de trouver celle qui convient.
- US3. En tant que collaborateur, je veux réserver une salle pour un créneau donné avec un titre et des participants, afin de la bloquer.
- US4. En tant que collaborateur, je veux modifier ou annuler ma réservation, afin de libérer la salle si mes plans changent.
- US5. En tant que collaborateur, je veux recevoir une confirmation et un rappel par e-mail, afin de ne pas oublier la réunion.
- US6. En tant que collaborateur, je veux créer une réservation récurrente (hebdomadaire, par exemple), afin de planifier mes rituels d'équipe.
Administrateur
- US7. En tant qu'administrateur, je veux créer, modifier et désactiver des salles (nom, capacité, équipements), afin de garder le catalogue à jour.
- US8. En tant qu'administrateur, je veux définir des règles (horaires d'ouverture, durée maximale, délai d'anticipation), afin d'assurer un usage équitable.
- US9. En tant qu'administrateur, je veux annuler une réservation et prévenir son auteur, afin de gérer les cas exceptionnels.
- US10. En tant qu'administrateur, je veux consulter des statistiques d'occupation, afin d'adapter les ressources.
4. Critères d'acceptation
Consultation et recherche (US1, US2)
- Le planning affiche, pour chaque salle, les créneaux libres et occupés sur une vue jour et une vue semaine.
- Les filtres capacité, équipement et étage peuvent se combiner et mettent à jour la liste immédiatement.
Réservation (US3)
- Étant donné une salle libre, quand je valide un créneau, alors la réservation est enregistrée et la salle apparaît occupée pour tous.
- Étant donné un créneau déjà occupé, quand j'essaie de réserver, alors le système refuse et propose des alternatives (autres salles ou créneaux proches).
- Deux réservations simultanées sur le même créneau ne peuvent pas aboutir toutes les deux.
- Le titre et le créneau sont obligatoires. La fin doit être postérieure au début.
Modification et annulation (US4)
- Seul l'auteur ou un administrateur peut modifier ou annuler une réservation.
- Une annulation libère immédiatement le créneau.
- Une modification est soumise aux mêmes contrôles de disponibilité qu'une création.
Notifications (US5)
- Un e-mail de confirmation est envoyé à la création, à la modification et à l'annulation.
- Un rappel est envoyé avant la réunion (délai configurable, 15 minutes par défaut).
Récurrence (US6)
- Je peux définir une fréquence et une date de fin.
- Si une occurrence est en conflit, le système la signale et me laisse choisir de l'ignorer ou de changer de salle. Les autres occurrences sont créées.
- Je peux modifier ou annuler une occurrence seule ou toute la série.
Administration (US7 à US10)
- Une salle désactivée n'est plus réservable, mais les réservations passées restent consultables.
- Les règles configurées sont appliquées à chaque réservation, avec un message d'erreur explicite en cas de refus.
- Une annulation par un administrateur déclenche une notification à l'auteur.
- Le tableau de bord affiche, par salle et par période, le taux d'occupation et le nombre de réservations.
5. Exigences transverses
- Authentification : connexion via compte d'entreprise (SSO ou e-mail et mot de passe).
- Interface : responsive, utilisable sur ordinateur et mobile.
- Performance : affichage du planning en moins de 2 secondes pour 50 salles.
- Fuseau horaire : un fuseau unique configuré pour l'entreprise.
6. Hors périmètre (v1)
- Intégration bidirectionnelle avec Google Calendar ou Outlook (à envisager en v2)
- Panneaux d'affichage devant les salles
- Réservation de ressources autres que les salles (véhicules, matériel)
- Gestion des paiements ou de la facturation
7. Questions ouvertes
- Combien de salles et d'utilisateurs sont concernés ?
- Faut-il un système de validation pour certaines salles (salle de direction, par exemple) ?
- Un calendrier existant (Google Workspace ou Microsoft 365) doit-il être synchronisé dès la v1 ?